É impossível fugir dos números quando se tem um negócio para administrar. Desta forma, para garantir uma gestão equilibrada da sua clínica ou consultório e não ficar no vermelho, é importante preparar e manter um orçamento mensal, trimestral e anual das receitas, despesas e do resultado total da empresa para cada um dos serviços do negócio.
“A comparação dos números reais de cada período com o orçamento existente permite identificar os desvios ocorridos e a necessidade de mudança de estratégia”, diz Sergio De Bona, professor de gestão financeira na IBE Conveniada FGV.
Como identificar os gastos supérfluos
A dica para detectar uma despesa desnecessária é verificar se o corte afetará o serviço prestado pela empresa. Um exemplo de gasto que poderia ser cortado sem alterar o atendimento de uma clínica é a TV por assinatura para entreter os pacientes que aguardam a consulta. Supondo que a agenda está organizada para que o tempo de espera seja curto, não há necessidade de gastar com a TV, as revistas são suficientes.
Outra alternativa é manter-se atento às mudanças tecnológicas que podem agilizar os processos com valores menores garantindo o mesmo nível de atendimento, como os aplicativos que permitem ao paciente agendar sua consulta ou exame.
“Toda a empresa deve ter como estratégia a medição de gastos de suas despesas fixas e quanto esta despesa proporciona de retorno. Desta forma, fica mais fácil para um empresário avaliar quais despesas ele deverá economizar sem que afete a rentabilidade da empresa ”, afirma Haroldo Monteiro, professor de finanças da Trevisan Escola de Negócios.
Como diminuir as despesas
Os gestores devem ficar vigilantes quanto à utilidade de cada gasto. A redução das despesas variáveis podem representar resultados significativos no final do mês. Entretanto, as despesas fixas, que podem pesar mais se o fluxo de pacientes reduzir, também devem ser avaliadas. Para evitar surpresas, é válido eliminar gastos fixos como o aluguel do estacionamento que não está sendo utilizado.
Observar e analisar as despesas é essencial para todos gestores, segundo Dario Bassi Rambelli, consultor de negócios do Sebrae-SP. “A reflexão sobre estes itens, permitirá criar novas maneiras de torná-las eficazes ”, diz.
Outros fatores que podem auxiliar na redução dos custos são buscar novos fornecedores de materiais e investir na melhoria de processos. “Os gestores de clínicas e consultórios não podem ter medo de implementar mudanças. Para isso, é importante estar atualizado nas novas técnicas de condução dos negócios. Portanto, participar de feiras e congressos é extremamente necessário e, em alguns casos, fazer cursos especializados em gestão na área da saúde também pode ser um diferencial”, finaliza George Sales, professor de economia da Faculdade Fipecafi.